Lettre aux adhérents et aux partenaires 2009
Gennetines, le 22 décembre 2009
Depuis vingt ans nous structurons notre organisation à partir de son potentiel humain. L’adaptation à son environnement changeant se fait toujours à partir de l’idée fondatrice : Faire partager les danses pratiquées en Europe dans un esprit de tolérance et de respect, favoriser une diversité culturelle et esthétique accessible au plus grand nombre. Nous vous invitons, à la fois, à goûter sans retenue l’irrationalité de la danse et à échanger de solides interrogations en développant une habitude de critique.
Nous avons mis en œuvre solidarité et entraide pour surmonter une période difficile pour certains et un été partiellement pluvieux pendant les rencontres de juillet 2009 à Gennetines. L’implication et l’expérience d’un grand nombre d’adhérents nous a toujours permis de gérer les situations nouvelles ou difficiles, dans tous les cas nous avons privilégié la sécurité et l’intérêt général.
Dans les lignes qui suivent vous trouverez le bilan des activités passées ainsi que celles en cours de réalisation, sachez que nous essayons de mettre en œuvre une politique à moyen et long terme que vous pouvez construire avec nous à partir de ces documents.
Merci pour votre confiance, vos encouragements et remerciements à l’ensemble des animateurs et organisateurs.
Bernard Coclet Président du conseil d’administration.
Sommaire
I - Rapport de gestion du conseil d’administration pour l’exercice 2008-2009(1er juillet 2008 au 30 juin 2009)
1- Présentation
Cet exercice a vu la naissance des rencontres de Saint-Gervais d’Auvergne. La croissance des dernières années du Bal de l’Europe de Gennetines, même limitée, avait atteint un niveau trop important pour que la danse se déroule dans de bonnes conditions. Pour ne pas mourir asphyxiés, nous avons créé ce deuxième Grand Bal de l’Europe, la première édition conforte notre choix puisque le nombre de participants à baissé de façon significative à Gennetines.
Dix mois avant les rencontres nous estimions, que la baisse de fréquentation serait progressive à Gennetines et d’environ 5%, et que plus de 1000 personnes par jour participeraient aux rencontres de Saint- Gervais.
Nous avons pu mettre en place une bonne organisation matérielle des deux Grands Bals grâce aux sondages des bulletins d’inscription, une fois de plus ils ont démontré leur grande importance. Dés le mois d’avril nous avions les premières tendances de participation (environ 1200 personnes/jour à Saint-Gervais et diminution d’environ 10% à Gennetines), qui n’ont que très peu varié par la suite.
Répartition approximative des danseurs du premier Bal de l’Europe de Saint-Gervais :
-1/3 de nouveaux participants, qui n’étaient le plus souvent pas disponibles en juillet,
-1/3 de « transfert » de Gennetines vers Saint-Gervais, « pour être au premier », « parce qu’il y aurait moins de monde » ou par commodité,
-1/3 de participants aux deux rencontres.
D’autre part nous avons maintenu un haut niveau de dépenses pour danser dans de bonnes conditions, avec une grande diversité.
Le Président avec l’aide du Conseil d’administration, du groupe de gestion et de nombreux adhérents très impliqués dans la vie de l’association a mis en œuvre les grandes orientations de l’association discutées au cours des deux grandes réunions consultatives lors des rencontres de juillet et août et approuvées lors de l’assemblée générale de décembre 2008.
2 - Résumé des principales activités de l’exercice 2008-2009
- 19ème Bal de l’Europe de Gennetines (03) du 15 au 22 juillet 2008 : environ 3000 personnes/jour,
- 1er Bal de l’Europe de Saint-Gervais (63) du 8 au 15 août 2008 : environ 1200 personnes/jour,
- 13ème Rencontres d’hiver du 26 au 31 décembre 2008 : environ 110 personnes/jour (fréquentation stable),
- 4ème Rencontres de printemps du 10 au 13 avril 2009 : environ 80 personnes/jour (fréquentation stable),
- Atelier du vendredi à Gennetines : environ 25 personnes,
- Organisation générale
o Groupe de gestion du mardi de 20h à 23h (environ 5 personnes),
o Préparation des rencontres (jeudi ou vendredi ou exceptionnelle).
Les extraits du compte de résultat et du bilan proviennent du document « Comptes annuels au 30 septembre 2009 » fournit par le cabinet d’expertise comptable ORECA à Moulins (03) qui gère notre comptabilité.
De larges extraits du document seront affichés lors des rencontres d’hiver avant l’Assemblée Générale et il est consultable dans son ensemble par les adhérents, sur rendez-vous, au siège de l’association à Gennetines.
Compte de résultat simplifié
du 01/07/08 au 30/06/09 | du 01/07/2007 au 30/06/2008 | |
Produits | 470 380 | 407 286 |
Consommations marchandises et matières | 310 376 | 211 814 |
Charges | 176 026 | 141 260 |
Résultat d'exploitation | ‘- 16 021 | 54 211 |
Résultat financier | 1 | - |
Résultat exceptionnel | 4 020 | 50 |
Impôts sur les bénéfices | - | 11 098 |
Résultat de l'exercice | ‘- 12 000 | 43 163 |
Bilan simplifié
Actif | Net au 30 juin 2009 | Net au 30 juin 2008 |
Actif immobilisé | 5 829 | 8 896 |
Actif circulant | 98 241 | 120 474 |
Comptes de régularisation | 7 649 | 7 274 |
Total actif | 111 718 | 136 643 |
Passif | ||
Réserves réglementées | 119 115 | 75 952 |
Résultat exercice | ‘- 12 000 | 43 163 |
Total capitaux propres | 107 115 | 119 115 |
Dettes | 4 603 | 17 528 |
Total passif | 111 718 | 136 643 |
Le déficit de l’exercice (12.000 €) était prévu avec la mise en place des rencontres de Saint-Gervais et la diminution des participants à Gennetines. Les réserves des deux exercices précédents nous permettent d’avoir encore une situation financière solide, sans endettement, avec un nombre stable d’adhérents enthousiastes (environ 4500 adhérents).
1 – Présentation
Les deux Bals de l’Europe de Gennetines et Saint-Gervais se sont déroulés de façon conforme à nos prévisions. Les rencontres d’hiver, lieu d’échanges et de formations pour la danse et la musique à danser sont également un moment pour discuter des choix, des stratégies de l’association avec leurs modalités de mise en application, nous prévoyons une participation identique à celle de l’année dernière. Les rencontres de printemps auront lieu du 7 au 9 mai 2010. Nous mettons en place les Grands Bals de l’été 2010, avec une organisation identique dans ses grandes lignes et une mise en perspective à moyen et long terme.
2 – Gennetines et Saint-Gervais (été 2009)
Pour le Bal de l’Europe de Gennetines (20es rencontres du 15 au 22 juillet 2009), la fréquentation globale journalière a été légèrement supérieure à 2008, entre 2600 et 3400 personnes par jour (à noter que l’édition de 2009 ne comptait que 8 jours au lieu de 9 pour 2008). Celle du Bal de l’Europe de St-Gervais (2es rencontres du 7 au 14 août 2009), est restée stable par rapport à 2008 avec entre 1100 et 1200 personnes par jour.
Les animations proposées lors des Bals de l’Europe 2009 :
Atelier-rencontre danse | Atelier danse Express | Divers animations | Bals | Total | |
Gennetines | 192 | 47 | 32 | 212 | 483 |
Saint-Gervais | 101 | 22 | 20 | 104 | 247 |
Les rencontres de Gennetines ont connu quelques jours pluvieux, nous avons géré en préservant la sécurité et en privilégiant toujours l’intérêt général. Nous avons collectivement une fois de plus préservé la grande qualité des rencontres (de nombreux organisateurs ont assuré un surcroît de travail dû aux intempéries et les animateurs se sont adaptés avec le sourire). Un grand merci à tous pour votre réactivité et votre confiance.
Pour les rencontres de Saint-Gervais, un temps presque idéal, quelques améliorations techniques et les ingrédients du Bal de l’Europe (bonne organisation collective, qualité et diversité de l’animation), en ont fait un bon cru. Le Bal de l’Europe de Saint-Gervais a maintenant sa propre identité et devrait commencer à grandir petit à petit sans perdre sa jeune âme. Un grand merci à tous pour votre enthousiasme et vos encouragements.
3 – Les prochaines rencontres
- 14ème Rencontres d’hiver 2009 (P’tit bal des Gauthiers),
- 5ème Rencontres de printemps 2010 du vendredi 7 au dimanche 9 mai. Elles ont lieu les années impaires le week-end de Pâques, et les années paires à une date flottante pour harmoniser le calendrier local (De nombreux adhérents sont impliqués dans l’organisation de rencontres autour de la bourrée à Coulanges les Nevers).
- 21ème Grand bal de l’Europe de Gennetines du dimanche 18 juillet au dimanche 25 juillet 2010,
Nous avons décalé les dates par rapport à nos prévisions pour ne pas chevaucher avec les Rencontres de Luthiers et Maîtres Sonneurs de St Chartier/Ars (voir onglet Les Dates 2010 sur le site www.gennetines.org)
- 3ème Grand bal de l’Europe de Saint-Gervais d’Auvergne du vendredi 6 août au vendredi 13 août 2010,
- 15ème Rencontres d’hiver 2010 (P’tit bal des Gauthiers) du dimanche 26 au vendredi 31 décembre 2010,
- Atelier du vendredi à Gennetines : Une trentaine de personnes le fréquente sauf en juillet et août.
4000 adhérents originaires de nombreuses régions d’Europe, une implication progressive dans la gestion de l’association pendant les rencontres et de plus en plus tout au long de l’année sont des atouts majeurs pour nous. Le développement de notre structure, l’environnement technologique, la forte attraction de notre projet artistique et humain font partie des éléments qui influencent fortement sur notre fonctionnement.
Pendant plus de vingt ans la gestion de l’association a été assurée par une équipe de bénévoles. Depuis deux ans nous faisons appel ponctuellement à des personnes ressources pour des travaux de secrétariat et pour la préparation des activités. Pour gérer la croissance et pérenniser les rencontres nous avons mis en place le Grand Bal de l’Europe de Saint-Gervais d’Auvergne et son surcroît de travail : l’embauche d’un salarié devient sage.
Cet emploi permettra, de soulager ceux qui se sont dépensés sans compter pendant ces nombreuses années, d’ouvrir notre groupe de gestion et de faire évoluer notre communication.
1-Cadre juridique
Article 8 des statuts de l’association
L’association est dirigée par un Conseil d’Administration. Il est composé de 6 membres renouvelables par tiers chaque année et élus par l’assemblée générale. Il prépare l’assemblée générale et s’assure de l’application des décisions qui y sont prises.
Pour être éligibles au CA, il faut avoir participé régulièrement aux travaux du groupe de gestion.
Le bureau : élu par le CA parmi ces membres, il comprend un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier. Le bureau assure la gestion courante de l’association avec l’aide du groupe de gestion.
Le groupe de gestion : accessible aux membres de l’association sur proposition du bureau, il participe à la gestion courante de l’association.
Composition du conseil d’administration : Sabine Carsana (Secrétaire), Bernard Coclet (Président), Julie Coclet (Vice-Présidente), Mireille Michot, Chantal Morlet, Daniel Morlet (Trésorier).
Cette année, le tiers sortant est composé de Julie Coclet et Chantal Morlet
Chantal Morlet est d’accord pour renouveler son mandat. Julie Coclet ne souhaite pas renouveler son mandat à cause de ses nouvelles fonctions. Le conseil d’administration propose la candidature de Jean-François Lacourt. Jean François connait bien la musique la danse et son histoire récente il est membre de l’association depuis ses débuts.
2-Embauche d’un salarié permanent
La complexité et la diversité du poste nous ont obligés à faire un long travail d’analyse et de définition des tâches. L’opportunité d’un stage de fin d’études nous a aidés dans notre entreprise. De mai à août 2009 Julie Coclet a effectué son stage de fin d’études au sein de l’association (Master 2 Administration des entreprises Double Compétence). Parallèlement aux multiples facettes de la gestion quotidienne elle à réfléchi à la « conceptualisation et à la modélisation de l’expérience » (travail qui a fait l’objet d’un rapport). Pour terminer cette étude et surtout pour continuer de faire la gestion, Julie a été embauchée en CDD à mi-temps jusqu’au 31 décembre 2009.
Chargée de l’élaboration et du suivi du planning et de la communication pendant les rencontres depuis plusieurs années, Vice-présidente de l’association depuis 2 ans elle en connaît bien les rouages.
Danseuse, musicienne, « gestionnaire » c’est l’Homme de la situation ! En plus de tous les défauts qu’elle doit bien avoir, c’est une femme, elle est jeune et la fille du Président fondateur.
Une société qui se moque d’elle-même et relève des défis « difficiles, délicats » doit être plus exigeante et doit faire un effort de transparence.
Nous serons à ses côtés pour l’épauler, l’aider à « grandir » et la critiquer pour qu’avec nous elle mette en œuvre notre projet culturel et humaniste basé sur la diversité et l’entraide.
Nous proposerons son embauche lors de l’Assemblée Générale du 29 décembre 2009 en CDI à partir du 1er janvier 2010.
3-Groupe de gestion
Notre nouvelle organisation avec plus de disponibilité, due à l’embauche d’un salarié, nous permet des échanges individualisés à distance avec plusieurs organisateurs très impliqués depuis plusieurs années dans la gestion de l’association. Notre groupe de gestion s’élargit progressivement et recherche en permanence une organisation efficace et adaptée à notre potentiel humain. Progressivement le travail des équipes bien organisées pendant les rencontres se poursuivra à distance pendant l’année.
4-Organisation générale
Groupe de gestion :
Tous les jeudis, sauf en juillet et août, ses membres disponibles se réunissent en groupe de travail de 20 heures à 23 heures.
Le groupe échange des informations tout au long de l’année et se réunit pendant les rencontres ou ponctuellement et partiellement pour travailler certains dossiers.
Le groupe est aidé par des membres dans de nombreux domaines : Traduction, gestion du site internet, élaboration des plannings, conseils techniques ou législatifs…
Communication :
Une plus grande disponibilité nous permettra de plus faire vivre notre site et newsletter pour mieux comprendre notre organisation, pour être réactif plus rapidement, pour prolonger les échanges et débats des rencontres et mettre des vidéos de danse en ligne.
Organisation pendant les rencontres :
En vingt ans nous avons structuré notre association autour des membres qui s’y sont impliqués, une douzaine d’équipes assez stables cultivent « l’esprit Grand Bal, mélange d’efficacité discrète, de réactivité, d’enthousiasme et de solidarité qui sont partagés avec les nouveaux organisateurs ».
Pendant les rencontres de l’été 2009 nous étions 319 organisateurs à Gennetines et 160 à Saint-Gervais, souvent aidés par des animateurs ou participants.
L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle de l’Association Européenne des Amoureux de Danses Traditionnelles (A.E.A.D.T.) délibérera sur l’ordre du jour suivant (approbation des rapports de l’exercice précédent (1er juillet 2008 au 30 juin 2009) ; programme d’activités pour l’année 2009-2010 ; élection des membres du conseil d’administration).
Après présentation des éléments de l’ordre du jour ci-dessus en partie développés dans les lignes qui précédent et débats, les résolutions suivantes seront mises au vote.
Première résolution : Approbation des comptes annuels
L’Assemblée Générale Ordinaire, après avoir pris connaissance des comptes annuels de l’exercice 2008-2009 (bilan et compte de résultat) et du rapport de gestion du Conseil d’Administration, approuve les comptes annuels tels qu’ils lui ont été présentés. En conséquence l’Assemblée Générale donne quitus à tous les administrateurs pour l’exercice clos au 30 juin 2009.
Deuxième résolution : Approbation du programme d’activité et des orientations
L’Assemblée Générale Ordinaire, après avoir pris connaissance du programme d’activités et des orientations de l’association pour les années 2009-2010, approuve ces activités et orientations telles quelles lui ont été présentées.
Troisième résolution : Embauche d’un salarié pour la gestion de l’association.
L’Assemblée Générale Ordinaire, après avoir pris connaissance du projet d’embauche d’un salarié, approuve l’embauche de Julie Coclet comme salariée.
Quatrième résolution : Election des membres du Conseil d’Administration - Renouvellement du mandat d’administrateur Chantal Morlet
L’Assemblée Générale Ordinaire constatant que le mandat de Chantal Morlet vient à expiration ce jour, le renouvelle pour une durée de trois années expirant à l’issue de l’Assemblée Générale Ordinaire statuant sur les comptes de l’exercice clos au 30 juin 2012.
Cinquième résolution : Election des membres du Conseil d’Administration – Candidature au mandat d’administrateur de Jean-François Lacourt
L’Assemblée Générale Ordinaire nomme en qualité d’administrateur Jean-François Lacourt pour une durée de trois années expirant à l’issue de l’Assemblée Générale Ordinaire statuant sur les comptes de l’exercice clos au 30 juin 2012.
